EkonomiLänken AB´s integritetspolicy

Hos EkonomiLänken AB värnar vi om din personliga integritet och eftersträvar alltid en hög nivå av dataskydd. Exempelvis skulle vi aldrig sälja dina personuppgifter till ett annat företag och vi är mån om att använda säkra vägar för kommunikation av personuppgifter, speciellt där dessa är av känslig karaktär. Vår integritetspolicy förklarar hur vi samlar in och använder din personliga information. Vi använder bara personuppgifter till de ändamål vi samlar in dem för och bara så länge det är nödvändigt för ändamålet.

Vår integritetspolicy beskriver också dina rättigheter och hur du kan göra dem gällande. Det är viktigt att du tar del av och förstår integritetspolicyn och känner dig trygg i vår behandling av dina personuppgifter. Du är alltid välkommen att kontakta oss vid eventuella frågor på info@ekonomilanken.se.

1.     Vad är en personuppgift och vad är en behandling av personuppgifter?
 

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Till exempel kan bilder och ljudupptagningar som behandlas i en dator vara personuppgifter även om inga namn nämns. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter (till exempel IP-nummer) är personuppgifter ifall de kan kopplas till fysiska personer. Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej.

Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering. I GPDR benämns individer vars personuppgifter behandlas för registrerade. Som registrerad har du rätt att 

• veta om vi har personuppgifter om dig, och i så fall vilka
• begära rättelse, överföring av uppgifter som du har lämnat till oss eller att vi begränsar behandlingen
• i vissa fall få dina personuppgifter raderade. Får vi en sådan begäran prövar vi den enligt gällande lagstiftning

2.     Vem är ansvarig för de personuppgifter vi samlar in?

Byråledningen för EkonomiLänken AB, 556945-2112 är personuppgiftsansvariga för företagets behandling av personuppgifter.

3.     Vilka personuppgifter samlar vi in? 

Om du är kund hos oss

Vi samlar in uppgifter kopplat till vårt uppdrag. För ditt företag samlar vi in uppgifter som företagsnamn, organisationsnummer, avtal, kontaktperson för företaget, kontaktpersonens adress och epost-adress samt dennes personnummer. För dig som privatperson samlar vi in kontaktuppgifter som namn, personnummer, adress och telefonnummer. Vid löneuppdrag kan vi även komma att samla in data om hälsotillstånd, anställningsavtal, uppgifter från Försäkringskassan samt liknande uppgifter.

Vi samlar även in information om vilka tjänster du nyttjar hos oss och i vissa fall lösenord och annan nödvändig information för uppfyllande av vårt åtagande gentemot dig som kund.

Om du söker anställning eller är anställd hos oss

För att fullgöra vår plikt som arbetsgivare begär vi in data om dig när du söker en tjänst eller är anställd hos oss. Vi samlar bland annat in:

• Kontaktuppgifter till dig (namn, adress, telefonnummer)
• Kontaktuppgifter till dina anhöriga (ifall något händer på arbetsplatsen)
• Personaladministrativa handlingar (som anställningsavtal, prestation, löneutveckling, minnesanteckningar, utvecklingssamtal, sjukfrånvaro och liknande)

4.     Vad använder vi insamlade personuppgifter till och vilket laglig grund finns för att vi ska få spara den? 

För att uppfylla vårt avtal behöver vi behandla din data, vår rättsliga grund för att hantera och behandla data baseras på Fullgörande av avtal samt Uppfyllande av lagkrav. När du anmäler dig till vårt nyhetsbrev är vår rättsliga grund Intresseavvägning.

Det finns olika syften för respektive personkategori när det gäller behandling av personuppgifter.

De personuppgifter som vi samlar in om dig som registrerad är för att kunna upprätthålla ett avtal, en överenskommelse eller för att följa lagstiftningen.

5.     Från vilka källor hämtar vi dina personuppgifter? 

Utöver de uppgifter du själv lämnar till oss - eller som vi samlar in från dig utifrån hur du använder våra tjänster - kan vi också komma att samla in personuppgifter från någon annan, så kallad tredje part. De uppgifter vi samlar in från tredje part är följande:

• Adressuppgifter från offentliga register för att vara säker på att vi har rätt adressuppgifter till dig
• Uppgifter om kreditvärdighet från kreditvärderingsinstitut, banker eller upplysningsföretag
• Registreringsbevis (Bolagsverket)
• Registerutdrag (Skatteverket)

6.     Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?

Vi lämnar inte ut dina uppgifter till tredje part, såvida detta inte krävs för fullgörande av våra avtal. I de fall det är nödvändigt för att vi ska kunna erbjuda våra tjänster delar vi dina personuppgifter med företag som är så kallade personuppgiftsbiträden för oss.

Ett personuppgiftsbiträde är ett företag som behandlar informationen för vår räkning och enligt våra instruktioner. Vi har personuppgiftsbiträden med de leverantörer som kan komma att hantera din data genom oss:

• IT-tjänster - företag som hanterar nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar.
• Nyhetsbrevet – Right Education
• Visma
• Fortnox
• Accountec

När dina personuppgifter delas med personuppgiftsbiträden sker det endast för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka vi har samlat in informationen (t ex för att kunna uppfylla våra åtaganden enligt SRF). Vi kontrollerar alla personuppgiftsbiträden för att säkerställa att de kan lämna tillräckliga garantier avseende säkerheten och sekretessen för personuppgifterna. Vi har skriftliga avtal med alla personuppgiftsbiträden genom vilka de garanterar säkerheten för de personuppgifter som behandlas och åtar sig att följa våra säkerhetskrav samt begränsningar och krav avseende internationell överföring av personuppgifter.

Företag som är självständigt personuppgiftsansvariga

Vi kan även komma att dela dina personuppgifter med vissa företag som är självständigt personuppgiftsansvariga. Att företaget är självständigt personuppgiftsansvarig innebär att det inte är vi som styr hur informationen som lämnas till företaget ska behandlas.

Självständiga personuppgiftsansvariga som vi delar dina personuppgifter med är t.ex.:

1. Statliga myndigheter såsom polisen, Skatteverket eller andra myndigheter, i de fall vi är skyldiga att dela personuppgifter enligt lag eller vid misstanke om brott.
2. Företag som erbjuder betallösningar som kortinlösande företag, banker och andra betaltjänstleverantörer.

När dina personuppgifter delas med ett företag som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller det företagets integritetspolicy och personuppgiftshantering.

7.     Var behandlar vi dina personuppgifter? 

Vi strävar alltid efter att dina personuppgifter ska behandlas inom EU/EES och alla våra egna IT-system finns inom EU/EES.

8.     Hur länge sparar vi insamlade personuppgifter och kunddata?

Vi sparar kunddata så länge du är kund hos oss och inte längre än vad som krävs. Efter avslutat uppdrag behålls uppgifterna i 10 år enligt lagkrav. Uppgifter som inte behöver sparas enligt lagkrav tas bort efter max 24 månader.

Rätt till tillgång

Du har rätt att begära ut registerutdrag. Vi är alltid öppna och transparenta med hur vi behandlar dina personuppgifter och om du i förekommande fall behöver få djupare insikt kring vilka personuppgifter vi behandlar om just dig kan du begära att få tillgång till uppgifterna. Informationen lämnas i form av ett registerutdrag med angivande av ändamål, kategorier av personuppgifter, kategorier av mottagare, lagringsperioder, information om varifrån informationen har samlats in och förekomsten av automatiserat beslutsfattande. Tänk på att i de fall vi mottar en begäran om tillgång kan vi komma att fråga om ytterligare uppgifter för att säkerställa en effektiv hantering av din begäran och att informationen lämnas till rätt person.

Rätt till rättelse

Du kan begära att dina personuppgifter rättas i de fall uppgifterna är felaktiga. Inom ramen för det angivna ändamålet har du också rätt att komplettera eventuellt ofullständiga personuppgifter.

Hör av dig till EkonomiLänken AB info@ekonomilanken.se med vad du önskar rätta så hör vi av oss med ett förslag på lösning.

Rätt till radering

Du kan begära radering av personuppgifter vi behandlar om dig i det fall:

• Uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de har samlats in eller behandlats.
• Du invänder mot en intresseavvägning vi har gjort baserat på berättigat intresse och ditt skäl för invändning väger tyngre än vårt berättigade intresse.
• Du invänder mot behandling för direktmarknadsföringsändamål.
• Personuppgifterna behandlas på ett olagligt sätt.
• Personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse vi omfattas av.

Tänk också på att vi kan ha rätt att neka din begäran i de fall det finns legala skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera vissa personuppgifter. Dessa skyldigheter kommer från bokförings- och skattelagstiftningen, bank- och penningtvättslagstiftningen samt från konsumenträttslagstiftningen.

Det kan också hända att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Skulle vi vara förhindrade att tillmötesgå en begäran om radering kommer vi i stället att blockera personuppgifterna från att kunna användas till andra syften än det syfte som hindrar den begärda raderingen.

Rätt till begränsning

Du har rätt att begära att vår behandling av dina personuppgifter begränsas. Om du bestrider att personuppgifterna vi behandlar är korrekta kan du begära en begränsad behandling under den tid vi behöver för att kontrollera huruvida personuppgifterna är korrekta. Om vi inte längre behöver personuppgifterna för de fastställda ändamålen, men du däremot behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, kan du begära begränsad behandling av uppgifterna hos oss. Det innebär att du kan begära att vi inte raderar dina uppgifter.

Om du har invänt mot en intresseavvägning av berättigat intresse som vi har gjort som laglig grund för ett ändamål kan du begära begränsad behandling under den tid vi behöver för att kontrollera huruvida våra berättigade intressen väger tyngre än dina intressen av att få uppgifterna raderade. Om behandlingen har begränsats enligt någon av situationerna ovan får vi bara, utöver själva lagringen, behandla uppgifterna för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, för att skydda någon annans rättigheter eller ifall du har lämnat ditt samtycke.

Rätt att göra invändningar mot viss typ av behandling

Du har alltid rätt att slippa direktmarknadsföring och att invända mot all behandling av personuppgifter som bygger på en intresseavvägning.

Berättigat intresse: I de fall vi använder en intresseavvägning som laglig grund för ett ändamål har du möjlighet att invända mot behandlingen. För att kunna fortsätta behandla dina personuppgifter efter en sådan invändning behöver vi kunna visa ett tvingande berättigat skäl för den aktuella behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter eller friheter. I annat fall får vi bara behandla uppgifterna för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.

Direktmarknadsföring (inklusive analyser som utförs för direktmarknadsföringsändamål): Du har möjlighet att invända mot att dina personuppgifter behandlas för direktmarknadsföring. Invändningen omfattar även de analyser av personuppgifter, så kallad profilering, som utförs för direktmarknadsföringsändamål. Med direktmarknadsföring avses alla typer av uppsökande marknadsföringsåtgärder. Marknadsföringsåtgärder där du som kund aktivt valt att använda en av våra tjänster eller annars sökt upp oss för att få veta mer om våra tjänster räknas inte som direktmarknadsföring, exempelvis produktrekommendationer eller andra funktioner. Om du invänder mot direktmarknadsföring kommer vi att upphöra med behandlingen av dina personuppgifter för det ändamålet liksom upphöra med alla typer av direktmarknadsföringsåtgärder.

Tänk på att du alltid har möjlighet att avregistrera dig.  Kontakta EkonomiLänken AB info@ekonomilanken.se angående vad du önskar avregistrera dig från så hör vi av oss.

Rätt till dataportabilitet

Om vår rätt att behandla dina personuppgifter grundar sig antingen på ditt samtycke eller fullgörande av ett avtal med dig har du rätt att begära att få de uppgifter som rör dig och som du har lämnat till oss överförda till en annan personuppgiftsansvarig, så kallad dataportabilitet. En förutsättning för dataportabilitet är att överföringen är tekniskt möjlig och kan ske automatiserad.

9.     Hur hanterar vi personnummer? 

Vi kommer bara att behandla ditt personnummer när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet, nödvändigt för säker identifiering eller om det finns något annat beaktansvärt skäl.

10. Vad är cookies och hur använder vi det?

Cookies är en liten textfil bestående av bokstäver och siffror som skickas från vår webbserver och sparas på din webbläsare eller enhet. På våra webbplatser använder vi följande cookies:

1) Sessionscookies (en tillfällig cookie som upphör när du stänger din webbläsare eller enhet).
2) Varaktiga cookies (cookies som ligger kvar på din dator tills du tar bort dem eller de går ut).
3) Förstapartscookies (cookies som sätts av webbplatsen du besöker).
4) Tredjepartscookies (cookies som satts av en tredjeparts webbplats. Hos oss används dessa i första hand för analyser, som exempelvis Google Analytics och chatfunktion).
5) Liknande tekniker (tekniker som lagrar information i din webbläsare eller i din enhet på ett sätt som liknar cookies).

De cookies vi använder syftar till att förbättra de tjänster vi erbjuder. Några av våra webbtjänster behöver cookies för att fungera korrekt. Vi använder cookies för övergripande analytisk information avseende din användning av våra tjänster och för att spara funktionella inställningar. Vi använder även cookies för att kunna rikta relevant marknadsföring till dig.

 11. Hur skyddas dina personuppgifter?

Vi använder IT-system för att skydda sekretessen, integriteten och tillgången till personuppgifter. Vi har vidtagit särskilda säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot olovlig eller obehörig behandling såsom olovlig tillgång, förlust, förstörelse eller skada. Endast de personer som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter för att vi ska kunna uppfylla våra angivna ändamål har tillgång till dem.

 12. Vad innebär det att Integritetsskyddsmyndigheten är tillsynsmyndighet?Integritetsskyddsmyndigheten (tidigare Dataskyddsmyndigheten) är ansvarig för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen. Den som anser att ett företag hanterar personuppgifter på ett felaktigt sätt kan lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten.

 13. Hur informeras du om ändringar och uppdateringar i integritetspolicyn?

Vi kan komma att göra ändringar i vår integritetspolicy. Den senaste versionen av integritetspolicyn finns alltid här på webbplatsen. Vid uppdateringar som är av avgörande betydelse för vår behandling av personuppgifter eller uppdateringar som inte är av avgörande betydelse för behandlingen, men som kan vara av avgörande betydelse för dig, kommer du att informeras av din ansvariga konsult i god tid innan uppdateringarna börjar gälla. Det kan exempelvis gälla ändring av angivna ändamål eller kategorier av personuppgifter. När vi tillgängliggör information om uppdateringar kommer vi även att förklara innebörden av uppdateringarna och hur de kan påverka dig